1. Správce osobních údajů a zpracovatel

1.1. Správcem osobních údajů a pořadatelem kampaně a soutěže „Vyměň starou kuchyň“ je společnost XLCZ Nábytek s.r.o., IČO: 27127133, se sídlem Pražská 135, 251 01 Čestlice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 98298 (dále jen „XLCZ“).

1.2. Ve věcech ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat písemně na adrese sídla nebo e-mailem na [email protected].

1.3. Technickou a odbornou podporu společnosti XLCZ při pořádání kampaně a soutěže poskytuje společnost i117 MEDIA s.r.o., IČO: 097 10 540, se sídlem Michelská 966/74, Michle, 141 00 Praha 4, která v tomto rozsahu vystupuje jako zpracovatel osobních údajů a zpracovává údaje výhradně podle pokynů správce na základě zpracovatelské smlouvy.

1.4. Tyto zásady upravují zpracování osobních údajů v kampani a soutěži „Vyměň starou kuchyň“, která bude zahájena 1. 11. 2026, a v rámci níž bude vedena soutěž o poukaz na další nákup u společnosti XLCZ. Pravidla soutěže naleznete v samostatném dokumentu. Tento dokument řeší pouze ochranu osobních údajů; účast v soutěži a její průběh se řídí pravidly soutěže.

1.5. Tento dokument navazuje na obecné zásady „Ochrana osobních údajů“ společnosti XLCZ(https://www.xxxlutz.cz/c/ochrana-osobnich-udaju), v nichž najdete zejména obecné informace o zpracování osobních údajů. Osobní údaje zpracováváme v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR). Konkrétní účely a podmínky zpracování osobních údajů v této kampani uvádíme níže.

2. Rozsah zpracování osobních údajů

2.1. Pro účely organizace kampaně a soutěže zpracováváme tyto osobní údaje, resp. některé informace níže nejsou samy o sobě osobním údajem, osobním údajem se stávají až ve spojení s vašimi osobními údaji:

A. kontaktní a identifikační údaje: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail;

B. údaje pro přiřazení příslušného kuchyňského studia: PSČ, obec;

C. fotodokumentace: fotografie stávající kuchyně, později případně vizualizace a fotografie realizované kuchyně;

D. informace o kuchyni: například stáří, rozměry, představu o nové kuchyni, orientační rozpočet a požadovaný termín;

E. záznamy komunikace: nahrávky a přepisy hovorů s operátorem kampaně, termíny hovorů a schůzek, poznámky operátora a designéra související s vyřízením žádosti o návrh kuchyně;

F. soutěžní údaje: údaje o přihlášení, číslu objednávky a její relevantní hodnotě, značkách spotřebičů, splnění podmínek, losování a předání výhry;

G. online identifikátory: zdroj přihlášky, informace o průběhu vyřizování žádosti a jejím stavu v zákaznickém systému (CRM), reklamní identifikátory, cookies a pixelové identifikátory (pouze v rozsahu uděleného souhlasu s cookies).

2.2. Údaje získáváme z formulářů na webu společnosti XLCZ a z formulářů získaných přes Facebook či Instagram, kde poběží reklamní kampaň, při následné telefonické a elektronické komunikaci, přes WhatsApp a při schůzce ve studiu. V případě uskutečnění objednávky kuchyně doplňujeme související údaje ze zákaznických systémů společnosti XLCZ.

2.3. V rámci kampaně nejsou zpracovávány rodná čísla, čísla dokladů, platební údaje ani zvláštní kategorie osobních údajů.

2.4. Poskytnutí údajů je dobrovolné. Bez potřebných kontaktních údajů nemůžeme vyřídit žádost ani kontaktovat případného výherce soutěže.

2.5. Fotografie je nezbytná pro vytvoření návrhu kuchyně v rámci této kampaně a současně je podmínkou účasti v soutěži. Bez údajů potřebných k ověření objednávky nelze ověřit splnění podmínek výhry. Místo WhatsAppu můžete využít nahrání fotografie přes web společnosti XLCZ. Zasílejte prosím pouze fotografie kuchyně bez zachycených osob, osobních dokumentů, čitelných adres a dalších detailů odhalujících soukromí vaše nebo jiných osob. Pokud fotografie takové prvky obsahuje, před odesláním je zakryjte, rozmažte nebo odstraňte oříznutím.

3. Účely a právní základy zpracování

3.1. Osobní údaje používáme pro:

• Vyřízení žádosti o bezplatný nezávazný návrh kuchyně: kontaktování, přiřazení studia, upřesnění představ, přípravu návrhu a sjednání schůzky. Právním základem jsou předsmluvní opatření na vaši žádost podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Komunikace potřebná k vyřízení této žádosti není přihlášením k obecným reklamním nabídkám.
• Organizaci soutěže: evidenci účasti, ověření podmínek objednávky kuchyně se spotřebiči Haier, losování, kontaktování výherce a předání poukazu. Právním základem je plnění soutěžního vztahu založeného přihlášením a pravidly soutěže podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
• Vyhodnocení kampaně: zejména vyhodnocení návaznosti přihlášek na schůzky a objednávky, na základě oprávněného zájmu na vyhodnocení účinnosti vlastních obchodních aktivit podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Tento účel sám o sobě nezahrnuje reklamní sledování ani předávání zákaznických identifikátorů reklamním platformám.
• Obchodní sdělení e-mailem nebo SMS: pouze na základě samostatného souhlasu a prostřednictvím zvoleného kanálu, podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
• Reklamní použití schválených fotografií a vizualizací: pouze na základě samostatného souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
• Ochranu práv správce: uchování nezbytných podkladů pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

3.2. Při přípravě návrhu kuchyně mohou být některé vizualizace vytvořeny nebo upraveny s využitím nástrojů umělé inteligence (AI).

3.3. Telefonní hovory mohou být nahrávány a automaticky přepisovány za účelem kontroly kvality vyřizování zákaznických žádostí a vyhodnocení jejich obsluhy v rámci kampaně. Právním základem je oprávněný zájem společnosti XLCZ na zajišťování a zlepšování kvality zákaznické obsluhy podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. O nahrávání, automatickém přepisu a jejich účelu vás informujeme před zahájením záznamu. Nahrávky a přepisy uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro uvedené účely, nejdéle do ukončení kampaně a související soutěže. Pokud budou potřebné pro řešení stížnosti, reklamace, sporu nebo ochranu práv společnosti XLCZ, mohou být po nezbytnou dobu uchovávány i déle, a to do vyřešení příslušné záležitosti. Proti tomuto zpracování můžete z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace vznést námitku na [email protected].

3.4. Analytické a reklamní technologie vyžadující souhlas používáme až po jeho udělení v cookie liště. Podrobnosti o použitých technologiích a možnostech změny nebo odvolání souhlasu obsahují obecné zásady.

4. Souhlasy a jejich odvolání

4.1. Zaslání fotografie pro návrh nebo soutěž není souhlasem s jejím zveřejněním. Bez samostatného uděleného souhlasu ji používáme jen pro vyřízení žádosti, případně pro soutěž, do níž se přihlásíte.

4.2. S vaším samostatným souhlasem můžeme konkrétní schválené fotografie a související návrhy nebo AI vizualizace použít na stránce kampaně a v příspěvcích a reklamách na Facebooku a Instagramu společnosti XLCZ. Souhlas se vztahuje jen na podklady a způsoby použití předložené při jeho udělení. Fotografie dokončené kuchyně a jejich použití pro reklamní účely schvalujete samostatně.

4.3. Zveřejňujeme pouze interiér bez vašeho jména a adresy, bez osob a viditelných osobních dokumentů. Identifikační detaily odstraníme, zakryjeme, rozmažeme nebo ořízneme.

4.4. Souhlasy pro různé volitelné účely udělujete samostatně prostřednictvím formuláře nebo příslušného komunikačního kanálu. Jejich udělení a odvolání evidujeme. Souhlas můžete kdykoli odvolat prostřednictvím e-mailu [email protected] nebo prostřednictvím stejného kanálu, kterým jste jej udělili; u WhatsAppu také zprávou v příslušném chatu. Obchodní sdělení můžete odhlásit také způsobem uvedeným v každé zprávě. Odvolání nemění zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

4.5. Po odvolání souhlasu s reklamním použitím fotografie ukončíme příslušné použití a bez zbytečného odkladu ji odstraníme z námi spravovaných online míst. U veřejně šířených osobních údajů provedeme i další kroky vyžadované GDPR.

5. Doba uchování

5.1. Údaje nezbytné pro návrh kuchyně uchováváme po dobu vyřizování žádosti. Pokud naváže objednávka, potřebné podklady dále zpracováváme pro její vyřízení podle příslušných částí obecných zásad ochrany osobních údajů.

5.2. Soutěžní údaje uchováváme po dobu organizace soutěže, ověření podmínek a vypořádání výher. Poté mohou být v nezbytném rozsahu uchovávány po dobu potřebnou k ochraně práv společnosti XLCZ, řešení případných sporů, stížností nebo k prokazování splnění případných právních povinností souvisejících s organizací soutěže.

5.3. Údaje pro vyhodnocení kampaně uchováváme do dokončení jejího vyhodnocení; poté je vymažeme nebo anonymizujeme, není-li pro konkrétní údaje dán jiný samostatný účel a právní základ jejich dalšího zpracování.

5.4. Reklamní fotografie používáme po dobu propagace kampaně v rozsahu souhlasu, nejdéle do jeho odvolání.

5.5. Údaje pro obchodní sdělení používáme do ukončení příslušného odběru, odvolání souhlasu nebo ukončení daných marketingových aktivit, podle toho, co nastane dříve.

5.6. Podklady nezbytné k doložení souhlasů a ochraně práv uchováváme v omezeném rozsahu po dobu, po kterou lze související právní nároky uplatnit; při vzniku sporu do jeho konečného vyřešení. Takto uchované údaje nepoužíváme k pokračování v odvolaném reklamním účelu.

6. Příjemci údajů

6.1. Údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny pověřeným pracovníkům XLCZ, zpracovateli a dalším zapojeným poskytovatelům služeb. Jde zejména o služby obsluhy zákazníků, CRM, telefonie, přepisů, vizualizací, ukládání dat a elektronické komunikace.

6.2. Pokud se do kampaně přihlásíte prostřednictvím formulářů na sociálních sítích Facebook nebo Instagram nebo s námi komunikujete prostřednictvím služby WhatsApp, dochází ke zpracování osobních údajů rovněž prostřednictvím společnosti Meta Platforms Ireland Limited, provozovatele těchto služeb. Tento poskytovatel může osobní údaje zpracovávat také pro vlastní účely v souladu se svými zásadami ochrany osobních údajů (informace o zpracování osobních údajů prostřednictvím těchto sociálních sítí naleznete v obecných zásadách ochrany osobních údajů – odkaz); tím není dotčena odpovědnost společnosti XLCZ za zpracování, za které v rámci kampaně odpovídá. Pokud schválíte zveřejnění fotografie, bude obsah přístupný také veřejnosti a provozovateli příslušné platformy.

6.3. Přes WhatsApp komunikujeme pouze s osobami, které nás touto cestou samy kontaktovaly, a v souvislosti s jejich žádostí; hromadné obchodní zprávy tímto kanálem nezasíláme.

7. Vaše práva při zpracování osobních údajů

7.1. Za podmínek GDPR máte právo:

• na přístup ke svým osobním údajům a jejich kopii, opravu nebo výmaz,
• kdykoli odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů,
• na omezení zpracování,
• na přenositelnost údajů v rozsahu stanoveném právními předpisy.

7.2. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku z důvodů své konkrétní situace. Máte také právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) – bližší informace naleznete na https://uoou.gov.cz/.

7.3. V případě jakýchkoli dotazů či požadavků na vysvětlení týkajícího se ochrany osobních údajů nás kontaktujte na e-mailu [email protected].

Účinnost ode dne 1. 11. 2026

XLCZ Nábytek s.r.o.